Windows Live メールでメッセージ ルールを組む

Windows Live メールでは、メール受信時に各メールアカウントで自動的に振り分けてくれるようになりました。しかし、メールアカウント内でもっと細かくフォルダーを作って振り分けておきたいということもあるでしょう。

それでは、メールを受信した途端、自動的に各フォルダへ振り分けるように設定してみましょう。「メッセージ ルール」という機能を使います。振り分けには、いろいろやり方があるのですが、今回は、特定の送信者からのメールを指定したフォルダーへ移動する方法を紹介します。

なお、Hotmail は、Windows Live メールでメッセージ ルールを組めません。Hotmail でのやり方は、Hotmail で受信メールを各フォルダへ自動的に振り分けたいをご参照ください。

特定の送信者からのメールを指定したフォルダーに移動する

特定の送信者から定期的に送られてくるものメールなどのメッセージ ルール設定方です。

  1. 受信メールより送信者の表示名をコピーしておきます。
    受信メールの「メッセージヘッダー」
    コピーするのは、メールアドレスではなく「送信者の表示名」です。「返信」ボタンを押して「返信メール作成ウィンドウ」にしてから「Form: 」と書いてある部分をコピーすると楽かもしれません。ただし、「送信者の表示名」が表示されていないメールの場合は、メールアドレスで構いません。
    なぜ、こんなことをしないといけないかは、Live メールの「メッセージ ルール」についてをご参照ください。
  2. メニューバーの「ツール」から「メッセージ ルール」-「メール」と開きます。
    ※メニューバーが表示されていない場合は、Alt キーを押すと表示されます。
    メニューバーの「ツール」から「メッセージ ルール」-「メール」
  3. 「ルール」の「電子メール ルール」タブが開くので「新規作成」ボタンをクリックします。
    「ルール」の「電子メール ルール」タブ
  4. 「新規のメール ルール」が開きます。今回は、特定の送信者に対してルールを組みたいので、「差出人にユーザーが含まれる」にチェックを付けます。そして、それを特定のフォルダーに移動させたいので「指定したフォルダーに移動する」にもチェックを付けます。
    新規のメール ルール
  5. 条件にチェックを付けると、説明欄で編集ができるようになります。「ユーザーが含まれる」と記載されている青い文字列をクリックします。
    チェックを付けると説明が編集できるようになる
  6. 「ユーザーの選択」画面が表示されます。コピーしておいた「送信者の表示名」を入力します。
    「ユーザーの選択」画面  
    ※「うまくルール通りに振り分けられない」という現象の多くは、ここでメールアドレスを入力していることでしょう。「送信者の表示名」を入力してみてください。
    すると、「追加」ボタンがクリックできるようになりますので、クリックします。
  7. 「追加」をクリックすると「人」欄に入力した「表示名」が表示されます。
    image
    必要な「差出人」が追加できたら「OK」ボタンをクリックして「ユーザーの選択」画面を閉じます。
  8. 「新規のメール ルール」画面に戻ります。今度は、「指定したフォルダー」と記載されている青い文字列をクリックします
    差出人のルールを設定した「新規のメール ルール」画面
  9. 「移動」の画面が開きます。特定の送信者からのメールを保存しておきたいフォルダーを指定します。フォルダーは、送信者が送信してくるメールアカウントの「受信トレイ」内に作ると良いでしょう。まだ、フォルダーを作っていない場合は、送信者が送信してくるメールアカウントの「受信トレイ」を選択後、「フォルダーの作成」をクリックして作ります。
    「移動」の画面
    指定できたら「OK]ボタンをクリックして「移動」画面を閉じます。
  10. 「新規のメール ルール」画面に戻ります。
    メッセージルールを組んだ「新規のメール ルール」画面 
    後は、わかりやすいそのルールの名前を入力し、「ルールの保存」ボタンをクリックします。
  11. 「ルール」の画面に戻ります。
    複数のルールを組んだ場合は、先に組んだルールを済ませてから、後のルールが働きます。ルールの働く順番を変えたい場合は、「上へ」ボタン「下へ」のボタンを使って変更します。
  12. 「OK」のボタンで「ルール」を閉じると、次回のメール受信時より、ルールが働き始めます

また、この他にも、メッセージルールに加えたいメールを選択し、メニューバーの「アクション」-「メッセージからルールを作成」を選択すると言う方法があります。これを利用すると、最初の条件として「差出人にユーザーが含まれる」にチェックが付き、そのルールとして「次の文字列が含まれる:」には、差出人のメールアドレスが入力済みになって設定されます。しかし、この方法では、うまくメールが振り分けられません。差出人のメールアドレスではなく、送信者の表示名を入力してみてください。

ルールの作成は、応用です。ルールの指定は、一つだけでなく複数設定できます。後は、自分の好みに応じて設定してみてください。

なお、既に受信してしまったメールを新規で作ったメッセージ ルールで振り分けたい場合は、Windows Live メールで既に受信してしまったメールを振り分けたいをご参照ください。

Windows Live メールで既に受信してしまったメールを振り分けたい

Windows Live メールで、既に受信してしまったメールを新たに作ったメッセージ ルールに従って、適切なフォルダーに振り分ける方法です。

  1. メニューバーの「ツール」から「メッセージ ルール」-「メール」と開く
    ※メニューバーが表示されていない場合は、Alt キーを押すと表示されます。
    メニューバーの「ツール」から「メッセージ ルール」-「メール」
  2. 「ルール」の「電子メール ルール」タブが開くので「メッセージルール」を組む
    ※Windows Live メールでのメッセージルールの組み方は、Windows Live メールでメッセージ ルールを組むをご参照ください。
  3. 「ルール」の「電子メール ルール」タブの「適用」ボタンをクリック
    「ルール」の「電子メール ルール」タブ
  4. 「メール ルールを適用する」が開くので「適用するルールの選択」から今回適用したいルールを選ぶ。ルールを選択すると下の「仕訳ルールの説明」欄にそのルールの説明が表示されるので参考にしてください。また、すべてのルールを適用したい場合は、右側にある「すべて選択」ボタンを押すとすべてのルールを選択できる。
  5. 次に「適用先」欄で今回ルールを適用したいフォルダーを「参照」ボタンを押して選ぶ。
    「メール ルールを適用する」画面
  6. 「適用するルールの選択」と「適用先」の選択ができたら、「適用」ボタンをクリック。
  7. ルールの適用が始まるのでしばらく待つ。
  8. 「ルールが○○フォルダーに適用されました」と表示されたら完了です。
    「ルールが○○フォルダーに適用されました」
    「OK」ボタンを押して閉じます。
  9. ルールが正しく適用されたか、確認します。

2012年7月14日 追記
Windows Live メール 2009は、持っていないので確認不能となりました。Windows Live メール 2011 版での場合、Windows Live メール 2011でメッセージルールを組む でどうぞ。

Live メールの「メッセージ ルール」について

Windows Live メールでは、メッセージ ルールを組む際にこんな約束があります。

メッセージルールについて – 質問・相談ならMSN相談箱より

マイクロソフトのサポートに問い合わせた結果、ご指摘の通り、「Live メール では、受信済みのメッセージにルールを適用する際に、受信メッセージに表示名がある場合は、表示名に対してルールを適用します。」という回答がありました。
表示名でルール設定をしたら、解決しました。

下記画像は、受信メールのメッセージ ヘッダーです。Windows Live メールでは、これを見ながら、表示されている送信者名でメッセージルールに組み込みます。

受信メールの「メッセージヘッダー」

それにしても、この「送信者の表示名」の部分、コピーしようと思ってもできません。一番簡単にコピーするには、いったん「返信」ボタンを押して、返信メール作成ウィンドウにします。「Form: 」と書いてある部分がありますので、そこでコピーすると楽かもしれません。

でも、Outlook Express や Windows メールでのメッセージ ルールでは「ユーザーの選択」で「メールアドレス」を入力すれば大丈夫でした。
Windows Live メールの「メッセージ ルール」

メールによっては、同じメールアドレスなのに、送信者名が表示されないこともあります。また、同じメールアドレスなのに、送信者名が違うこともあるでしょう。これでは、せっかくルールを組んでもちゃんと振り分けられないこともあるでしょう。

なお、Windows Live メールで「メッセージ ルール」が組めるのは、POP3 プロトコルを使用しているメールアカウントのみです。(「ツール」-「アカウント」- アカウントを選択 -「プロパティ」ー「サーバー」タブで確認可)
POP3 プロトコルを使用しているメールアカウント例

下記のような IMAP プロトコルや HTTP サーバーのアカウントでは、メッセージ ルールを組めません。
Gmail は、IMAP プロトコル Hotmail は、HTTPサーバー

Gmail の場合は、Web上の「設定」で IMAP から POP3へ変更できることでしょう。Hotmail は、手動でアカウントの設定を行えばPOP3に変更できます。

なお、HTTP サーバーの Hotmail でメッセージ ルールを組みたい場合は、Hotmail で受信メールを各フォルダへ自動的に振り分けたいをご参照ください。

Windows Live Messengerのアップグレード

Windows Live Messenger を起動すると下記のような、アップグレードを促す通知が表示されませんか?
 新しいバージョンの Messengerをダウンロードできます。 新しいバージョンの Messenger をご利用いただけます。

2009年8月25日から Windows Live Messenger を安全に利用し続けるため、バージョン 8.1 / 8.5 / 2009(14.0)のユーザーを対象に、最新版(Build 14.0.8089)へアップグレードするよう促す通知の配信が始まっています。

[メッセンジャー] 最新版をご利用ください – Windows Live

現段階のアップグレードは任意のようです。しかし、バージョン 8.1 / 8.5 のユーザーは2009年9月中旬から、バージョン 2009 (14.0、但し Build 14.0.8089 ではない) のユーザーは2009年10月下旬からサインインするために最新版へのアップグレードが必須となります。

なお、この推奨通知を受け取る前に、アップグレードしたい場合は、ダウンロード – Windows Liveへアクセスし「今すぐダウンロード」ボタンをクリックして作業してみてください。

私のは、Version 2009 (Build 14.0.8064.206)でしたので、作業してみました
Version 2009 (Build 14.0.8064.206)
アップグレードの作業を行ってみたところ、Windows Live Messenger だけでなく、Windows Live メール、Windows Live フォト ギャラリー、Windows Live ムービー メーカー、Windows Live Writer もアップグレードされました。
Windows Live 推奨パックの「インストールする製品を選択してください」の画面

さて、アップグレード後は、Version 2009 (Build 14.0.8089.726)になりました。
Version 2009 (Build 14.0.8089.726)