Windows Live メールでメッセージ ルールを組む

Windows Live メールでは、メール受信時に各メールアカウントで自動的に振り分けてくれるようになりました。しかし、メールアカウント内でもっと細かくフォルダーを作って振り分けておきたいということもあるでしょう。

それでは、メールを受信した途端、自動的に各フォルダへ振り分けるように設定してみましょう。「メッセージ ルール」という機能を使います。振り分けには、いろいろやり方があるのですが、今回は、特定の送信者からのメールを指定したフォルダーへ移動する方法を紹介します。

なお、Hotmail は、Windows Live メールでメッセージ ルールを組めません。Hotmail でのやり方は、Hotmail で受信メールを各フォルダへ自動的に振り分けたいをご参照ください。

特定の送信者からのメールを指定したフォルダーに移動する

特定の送信者から定期的に送られてくるものメールなどのメッセージ ルール設定方です。

1. 受信メールより送信者の表示名をコピーしておきます。
   
   コピーするのは、メールアドレスではなく「送信者の表示名」です。「返信」ボタンを押して「返信メール作成ウィンドウ」にしてから「Form: 」と書いてある部分をコピーすると楽かもしれません。ただし、「送信者の表示名」が表示されていないメールの場合は、メールアドレスで構いません。
   なぜ、こんなことをしないといけないかは、Live メールの「メッセージ ルール」についてをご参照ください。
2. メニューバーの「ツール」から「メッセージ ルール」－「メール」と開きます。
   ※メニューバーが表示されていない場合は、Alt キーを押すと表示されます。
   
3. 「ルール」の「電子メール ルール」タブが開くので「新規作成」ボタンをクリックします。
   
4. 「新規のメール ルール」が開きます。今回は、特定の送信者に対してルールを組みたいので、「差出人にユーザーが含まれる」にチェックを付けます。そして、それを特定のフォルダーに移動させたいので「指定したフォルダーに移動する」にもチェックを付けます。
   
5. 条件にチェックを付けると、説明欄で編集ができるようになります。「ユーザーが含まれる」と記載されている青い文字列をクリックします。
   
6. 「ユーザーの選択」画面が表示されます。コピーしておいた「送信者の表示名」を入力します。
     
   ※「うまくルール通りに振り分けられない」という現象の多くは、ここでメールアドレスを入力していることでしょう。「送信者の表示名」を入力してみてください。
   すると、「追加」ボタンがクリックできるようになりますので、クリックします。
7. 「追加」をクリックすると「人」欄に入力した「表示名」が表示されます。
   
   必要な「差出人」が追加できたら「OK」ボタンをクリックして「ユーザーの選択」画面を閉じます。
8. 「新規のメール ルール」画面に戻ります。今度は、「指定したフォルダー」と記載されている青い文字列をクリックします
   
9. 「移動」の画面が開きます。特定の送信者からのメールを保存しておきたいフォルダーを指定します。フォルダーは、送信者が送信してくるメールアカウントの「受信トレイ」内に作ると良いでしょう。まだ、フォルダーを作っていない場合は、送信者が送信してくるメールアカウントの「受信トレイ」を選択後、「フォルダーの作成」をクリックして作ります。
   
   指定できたら「OK]ボタンをクリックして「移動」画面を閉じます。
10. 「新規のメール ルール」画面に戻ります。
     
    後は、わかりやすいそのルールの名前を入力し、「ルールの保存」ボタンをクリックします。
11. 「ルール」の画面に戻ります。
    複数のルールを組んだ場合は、先に組んだルールを済ませてから、後のルールが働きます。ルールの働く順番を変えたい場合は、「上へ」ボタン「下へ」のボタンを使って変更します。
12. 「OK」のボタンで「ルール」を閉じると、次回のメール受信時より、ルールが働き始めます

また、この他にも、メッセージルールに加えたいメールを選択し、メニューバーの「アクション」－「メッセージからルールを作成」を選択すると言う方法があります。これを利用すると、最初の条件として「差出人にユーザーが含まれる」にチェックが付き、そのルールとして「次の文字列が含まれる:」には、差出人のメールアドレスが入力済みになって設定されます。しかし、この方法では、うまくメールが振り分けられません。差出人のメールアドレスではなく、送信者の表示名を入力してみてください。

ルールの作成は、応用です。ルールの指定は、一つだけでなく複数設定できます。後は、自分の好みに応じて設定してみてください。

なお、既に受信してしまったメールを新規で作ったメッセージ ルールで振り分けたい場合は、Windows Live メールで既に受信してしまったメールを振り分けたいをご参照ください。