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SkyDrive の Word Web App で共同編集

SkyDrive 上に保存されている Office 製品のファイルを共同編集作業するコツHotmail の Doc メールを使ってみたの続き。

SkyDrive 上の Microsoft Office 製品のファイルを仲間と一緒にリアルタイムで共同編集する方法は、Office 365 の Office Web Apps と似ています。

Word ファイルに関しては、Office 365 Beta で Word の共同編集作業をしてみた で紹介しました。これは、Office 365 の「チームサイト」に保存されている Word ファイルを共同編集する方法でした。そして、その際、「Word ファイルをリアルタイムで共同編集したい場合は、デスクトップ アプリケーションの Office Wordを使い、Word Web App を使っての共同編集はできない」と紹介しました。

しかし、SkyDrive では、デスクトップ アプリケーションの Office Word 2010と Word Web App の両方でリアルタイムの共同編集ができることがわかりました。しかも、一人は Office Word 2010 から、もう一人は Word Web App から編集作業に参加しても大丈夫でした。

参考:Work on Word docs at the same time as others using SkyDrive

※Word 2007 以前のバージョンではできません。

それでは、SkyDrive のグループ内に保存してある「お知らせ.docx」という Word ファイルをメンバーの Dream さんに手伝ってもらって、Word Web App で共同編集する様子を紹介しましょう。なお、実際に共同作業をする際は、Windows Live Messenger で通話やチャットと言ったコミュニケーションを取りながら行うとスムーズでしょう。

※共同編集できるファイルは、Word Web App で作成したものか、Word 2007 以上での拡張子が [.docx] のファイルに限られます。Word 2003/2002の場合は、Word/Excel/PowerPoint 用 Microsoft Office 互換機能パックをインストールする必要があります。そして、「名前を付けて保存」をする際に「ファイルの種類」を「Word 文書(*.doc)」から「Word 2007 文書(*.docx)」に変更してから保存してください。
Word 2003の「名前を付けて保存」の下の部分 Microsoft Office 互換機能パックをインストールすると「Word 2007 形式」で保存できるようになる

Word Web App を使って一緒に共同編集する

  1. SkyDrive に保存されている Word ファイルを選択します。選択は、何もない部分をクリックすると可能です。なお、ファイル名の部分をクリックすると、Word Web App の「閲覧表示」でファイルが開いてしまいます。
    SkyDrive に保存されているファイル
    「閲覧表示」で開いてしまった場合は、次の 2. の後半へどうぞ。
  2. 左側にある「作業できる項目一覧」の「ブラウザーで編集」をクリック。
    左側にある「作業できる項目一覧」
    ファイル名をクリックした場合は、Word Web App の「閲覧表示」に移動します。
    Word Web App の「閲覧表示」
    Word Web App の「閲覧表示」の「ファイル」タブの並びにある「ブラウザーで編集」をクリックします。
    Word Web App の「閲覧表示」の「ファイル」タブの並び
  3. Word Web App の「編集表示」へ移動します。
    Word Web App の「編集表示」ページ
    ※Word Web App の「編集表示」は、「閲覧表示」とは違い、簡略化されたレイアウトで表示されます。
  4. 既に Dream さんは、このファイルを編集中です。その場合は、リボンの右下辺りに編集中の人の名前が表示されます。
    Word Web App の編集ページ リボンの右下辺りに既に編集中の人の名前が表示されたところ
    ※この表示は、すぐに消えてしまいます。
  5. Windows Live Messenger で「開催日時を変更する」と連絡が来ました。すると、開催日時の行頭の下記のようなマークがつきました。
    「開催日時」の行頭に「変更中」のマークがついた
    このようなマークがつくと、その行はロックされ、こちらからでは編集作業できなくなりました。カーソルを「日時」行に置いてみたのですが、Word Web App のリボン内の編集をするコマンドが使えなくなりました。また、文字入力をすることもできませんでした。
  6. 編集作業が終わって、相手が上書き保存をすると、マークが下記のように変わりました。
    変更が完了し上書き保存されると出るマーク
    こちらも、「上書き保存」をクリックします。
    Word Web App の「上書き保存」
    すると、どの部分を編集したのか、色つきで下記のように示してくれます。今回は、年月日の数字だけを変更したことがわかります。
    どの部分を編集したのか色が付くのでわかる
    リアルタイムで共同編集を行う際は、小まめに上書き保存をするといいでしょう。

そして、こちらから、文書内に変更を加えるのも同じです。編集作業ができたら、上書き保存をクリックして相手に編集作業を終えたことを知らせます。

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